中国烟草总公司山西省公司关于印发山西省烟草商业系统合同管理办法的通知
【2019-06-21 09:06】【来源:】

   

    各市公司、省局(公司)机关各部门:

   

    为进一步规范合同管理工作,有效防控合同法律风险,现将《山西省烟草商业系统合同管理办法》印发给你们,请认真学习,遵照执行。

 

 

中国烟草总公司山西省公司       

2018年4月28日             

 

           

附件

 

山西省烟草商业系统合同管理办法

 

第一章

第一条  为进一步规范山西烟草商业系统合同管理工作,有效防控合同法律风险,维护企业合法权益,根据《中华人民共和国合同法》等相关法律法规及《烟草行业合同管理指引》,结合全省系统实际情况,制定本办法。

第二条  全省系统各企业法人单位(以下简称各单位)对外签订、履行合同适用本办法。

烟草企业之间签订的卷烟和烟叶购销、加工合同,以及烟草企业与职工签订的劳动合同,依照行业相关规定管理,不纳入本办法的管理范围。

第三条  本办法所称合同是指全省系统各单位对外与自然人、法人或其他组织之间为设立、变更、终止民事权利和义务关系而签订的协议。

招标文件及其他采购方式的采购文件中的合同条款部分,按本办法执行。

第四条  合同法律管理工作遵循下列基本原则:

(一)法治原则。遵守法律法规,遵守行业规定,遵循公平、平等的法治理念,依法订立合同,维护合法权利。

(二)效率原则。准确把握法务工作介入的领域和节点,科学使用专业人才资源,提升工作效率。

(三)促成交易原则。立足法律服务和法制审核,在为企业商事活动提供专业化法律支持的同时,有效防控法律风险。

第五条  加强合同管理制度建设,建立分级管理、归口管理、统一授权、审查会签、编号归档、监督检查的合同管理制度体系。

建立外聘法律顾问介入机制,发挥外聘法律顾问在合同谈判、起草、审查及合同纠纷处理方面的专业优势,提高合同法律风险防控能力。

第六条  各单位要提高合同管理规范化水平,及时整理日常惯用合同,选取成熟、完备的合同范本,分批组织编写和推广使用常用合同范本库。

市公司制作的合同范本库报省公司备案。

 

第二章 机构和职责

第七条  企业法定代表人(负责人)对本单位签订的合同负责。

第八条  法规部门负责对拟签订合同及相关证明材料进行合法性审查、参与重大复杂合同的谈判起草、组织编写及推广应用合同范本等职责:

(一)负责审查本单位拟签订的合同草案,会同财务、审计部门出具法律意见书;

(二)负责编写及推广应用合同范本;

(三)对本单位招投标采购活动进行全程法律监督,对招标文件及其他采购方式的采购文件中的合同条款进行合法性审查;

(四)根据本单位规定,负责或者协助法定代表人授权委托书的出具和管理;

(五)参与本单位合同纠纷处置

(六)负责与本单位外聘法律顾问的联系、沟通、管理等工作;

(七)负责法规信息系统合同管理工作模块的信息维护。

第九条  合同承办部门对合同的谈判、起草、签订、履行、纠纷解决等全过程负责,承担以下职责:

(一)验证合同对方相关资质情况;

(二)组织合同谈判;

(三)办理合同的起草、送审、签订等事项,对合同内容的真实性、完整性负责;

(四)负责合同的履行,办理合同中止、变更、解除等事项;

(五)负责合同档案资料的收集、保管、归档;

(六)参与、配合处置合同纠纷诉讼、仲裁案件。

第十条   承办部门在本部门内指定专职或兼职的合同管理员,负责本部门合同起草与送审、合同信息维护、资料归档、合同履行、与法规部门衔接等合同管理的日常工作。

第十一条  办公室负责合同用印和档案的统一管理。办公室印章管理人员在合同上加盖合同专用章时,应查看山西省烟草商业系统采购协议(合同)审核表、书面授权书原件和合同编号。严禁在对外订立的空白合同文本上盖章。对于不能在同一地签订的合同,一般应由其他合同当事人先签字盖章后再由我方签字盖章。合同有多页的,应加盖骑缝合同专用章。合同附件的用印要求与合同正文相同。

财务部门负责对合同的资金收付审查和结算审核。

监察、审计部门负责对合同签订、履行情况的廉政、审计监督。

 

第三章 合同起草

第十二条  对于多次签订、反复适用的合同,一般应当适用法规信息系统合同范本库中的范本。合同承办部门应首先从合同范本库中选择适当的合同范本进行缔约准备。

合同对方对适用我方合同范本提出异议,在签订合同时确需修改或适用对方合同文本的,由合同承办部门报法规部门审定。

各单位负责对本单位制作的合同范本库进行解释和修订。各单位在适用合同范本库时遇有问题,应报省公司法规部门。

第十三条  对于重大、复杂合同,可以适用合同范本库中范本的,应当争取适用;无法适用合同范本库中范本的,各单位应当主动争取由己方起草。

重大、复杂合同是指:

(一)标的额超过1000万元的合同;

(二)涉及知识产权开发、许可使用、转让的合同;

(三)与行业外的第三方合资,股权或整体资产并购、增资,企业合并、分立合同;

(四)含有排他性投资、合资、合作条款或含有不竞争条款的合同;

(五)法律关系复杂或其他可能对企业权利义务产生实质性重大影响的合同。

 

第四章  合同审查与签订

第十四条  各单位对外订立的合同,一般应采用书面形式。能即时结清且金额较小的可以采用其他方式订立,列入各单位采购计划的项目以及法律有明确规定的必须签订书面合同。

招标采购项目合同,应当自中标通知书发出之日起三十日内,依法与中标人签订合同。

第十五条  合同条款由双方约定,一般应包含当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决、变更与解除、不可抗力等条款。

合同用语应严谨、准确,对可能引起歧义的文字和非法定专用词语应在合同中进行专门解释。

第十六条  合同正式签订前,合同承办部门应通过法规信息系统报送合同草案,承办部门负责人应在法规信息系统内提出明确的合同初审意见,法规部门在法规信息系统中进行合法性审查。

承办部门在合同报送审查时,应提供拟签订的合同文本、合同对方资质证明、招标文件、中标通知书及其他确定合同内容的依据等材料,并由本部门合同管理员向法规部门报送。

第十七条  合同审查部门依照职责和本单位有关规定对合同内容进行审查,审查过程中可要求承办部门补充与审查事项相关的各种资料,说明合同事项相关情况,承办部门应予以协助配合。

第十八条  各单位对外签订合同,必须通过合法性审查。合法性审查包括对合同文本的审查和对证明材料的审查两个方面。

合同未经法规部门审查,或者主要条款未按照法规部门意见进行修改的,不得报请领导审批。

第十九条  法规部门对合同文本审查以下内容:

(一)合同内容合法性。审查合同主体是否合法,合同内容是否违反国家法律法规的强制性规定和行业政策,合同中引用的法规或技术规范是否有效等。

(二)合同条款严密性。审查合同条款是否完备,各条款内容是否具体、明确、切实可行,合同双方权利义务是否明确、具体、对等,合同内容是否存在前后意思矛盾、词义含糊不清问题。

(三)合同形式规范性。审查签订程序是否符合法律规定,合同名称是否与合同的性质相符,合同信息与其他送审材料信息是否一致。

(四)其他须审查的内容。审查是否有针对标的特性、交易对象特性、交易特有风险、违约特点设立实用性条款,是否对合同交易风险进行必要防控。

第二十条  法规部门可以根据具体工作需要审查以下全部或者部分合同证明材料:

(一)招标文件及其他采购方式的采购文件等前期工作相关材料;

(二)合同对方主体资质证明材料、相关从业资格证明材料;

(三)合同标的、数量、质量、价格等条款相关证明材料;

(四)其他相关证明材料。

第二十一条  法规部门对送审合同登记后,对合同进行审查。需要外聘法律顾问审查的,及时将合同资料送交外聘法律顾问审查。外聘法律顾问提出的合同审查意见由法规部门审查决定是否采纳,必要时可作为法规部门审查意见的附件一并反馈承办部门。合同审查意见书为各单位内部资料,严禁合同承办部门直接向合同对方出示或提供。

法规部门的合同审查时间为在法规信息系统中接到待办任务后5个工作日内完成,对使用范本库中范本起草的合同可适当压减审查时间。

第二十二条  承办部门应认真研究合同审查部门提出的意见,对合同内容进行修改完善;存在重大分歧的,报请领导组织有关部门负责人协商解决。

第二十三条  合同报领导审批前,承办部门应当认真核查比对,确保供签署用文本与各部门审查通过的文本一致,并填写山西省烟草商业系统采购协议(合同)审核表(见附件1)。

第二十四条  各单位应建立合同签订审批制度。

合同经审查部门审查通过后报领导审批,未经领导审批不得对外签订。合同签订原则上应每一年一签订,最长不超过三年。

各单位可根据合同金额或合同的重大、复杂程度等因素合理划分合同审批权限。

第二十五条  各单位实行合同签订授权管理制度。对外签订合同者应是本单位的法定代表人,或经法定代表人书面授权的委托代理人。委托代理人应在委托权限范围内签订合同、行使权利。单位内设部门(包括县级营销部)一律不得对外签订合同。

授权委托必须办理书面授权委托手续,各单位可以结合实际情况实行常年授权或一事一授权。需办理授权委托书的,承办部门向本单位有关部门领取统一格式的授权委托书。

第二十六条  合同签订后,因合同履行的实际需要等原因需签订补充合同、变更合同、续签合同或解除合同的,按照新签订合同的审查流程办理。

第二十七条  合同应统一编号。合同编号由法规部门统一管理,对没有编号的合同不得加盖合同专用章、办公室不予归档。

各单位实行全国烟草行业统一的合同编号规则,合同编号由16位数字组成(见附件2),确保每份合同都有唯一编号,不重复、不遗漏。

第二十八条  合同签订应使用合同专用章。根据各单位印章管理的规定,加强合同专用章用印管理,指定专人负责统一用印,对合同专用章使用情况进行登记,确保所有对外签订的合同加盖合同专用章。

按照合同正式文本确认的签约份数用印。对于提请用印的合同,承办部门应先行自查,保证领导审批意见得到落实,授权委托、履约保证金缴纳等手续完备。

 

第五章 合同履行

第二十九条  合同生效后,各单位应遵循诚实信用的原则,根据合同的性质、目的和内容全面履行合同义务。

第三十条  合同承办部门是合同履行的责任部门,应及时了解、掌握合同的履行进度,监督、确认合同对方的履约情况,严格依照合同条款组织好履约验收工作,完整收集保管好有关的单据、信函等原始文字资料,确保合同的实际履行和全面履行。

财务部门应严格按照生效合同约定的条件和内容办理付款审核,承办部门负责提供付款证明材料,履行付款审批手续。

第三十一条  合同履行过程中,当事人就质量、价款或者报酬、履行地点等内容没有约定或者约定不明确,需要签订补充协议的,或者有法定或约定的变更事由发生,需要与合同对方协商变更合同的,应在签订书面补充、变更协议前报各合同审查部门审查。

第三十二条  合同履行过程中,有法定或约定的合同解除事由发生时,由合同承办部门启动合同解除程序,报各合同审查部门审查。

法规部门对合同解除事由、合同解除相关条款和合同解除后果等事项进行法律审查与评估。

解除合同应采取书面形式。

第三十三条  合同履行有先后顺序的,如合同对方作为先履行方未履行或履行不符合约定的,承办部门应拒绝对方履行要求;各单位作为合同先履行方的,承办部门应先履行,但对方有下列情形之一的,可以报请领导批准后,收集确切证据,中止履行并及时书面通知对方:

(一)经营状况严重恶化;

(二)转移财产、抽逃资金,以逃避债务;

(三)丧失商业信誉;

(四)有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。

 

第六章 纠纷处置

第三十四条  合同承办部门是合同纠纷处置的主责部门,负责收集和保存相关证据材料、派员出庭、执行裁判文书等。

法规部门负责根据合同承办部门和其他审查部门的意见,提出纠纷处置的法律意见,起草法律文书,协调外聘法律顾问工作等。

其他合同审查部门依职权做好纠纷处置各项工作。

第三十五条  承办部门应当及时跟进合同履行情况。合同未能正常履行时,承办部门应及时将不能履行情况通知有关部门,会商解决方案并将解决方案向分管领导汇报,同时采取保全相关证据等必要措施,避免产生经济损失或使风险扩大。

第三十六条  纠纷处理过程中,未经法规部门审核和单位法定代表人同意,各部门和人员不得向合同对方作出实质性答复或承诺。

第三十七条  合同纠纷无法通过协商解决,需要进入诉讼、仲裁程序的,法规部门应当依法依规积极配合承办部门实施案件处置工作。

重大、复杂合同引发的案件,法规部门应当及时上报。

法院、仲裁机构的裁判文书生效后,由合同承办部门负责履行,依法维护本单位的合法权益。

 

第七章 合同归档

第三十八条  各单位应加强合同档案管理工作,建立合同资料统一归档制度,确保合同资料完整、准确、系统。

推广合同档案信息化管理,通过办公平台等系统,加强合同资料电子文档的收集、保管和利用。

第三十九条  合同签订后,承办部门应妥善保存合同相关资料,建立合同档案。承办部门应将已签订生效的合同文本原件送至法规、财务部门各一份存档备查。

合同档案材料应按照一项一卷的要求收集整理,包括但不限于:生效的合同文本,合同对方资质证明,合同签订过程中形成的谈判、招投标、审批文件,合同履行、变更、解除中形成的各种票证、信函、文件、相关会议纪要、记录,合同法律纠纷资料等原始资料;属于企业采购事项的合同,材料归档应符合行业采购管理规定的相关要求。

合同承办部门在合同履行完毕后一年之内把合同档案移交办公室归档。

第四十条  建立健全合同档案资料查阅、借阅手续,涉及国家机密、商业秘密、行业、企业敏感信息的,应加强保密管理,不得随意借阅和复印。

 

第八章 监督检查

第四十一条  市公司的重大、复杂合同应在正式签订后10个工作日内报省公司法规部门备案。省公司法规部门对市公司的重大、复杂合同进行备案。

报送备案的材料包括重大合同备案登记表(见附件3)、合同文本、法律审查意见书等合同起草审查中形成的全部资料。

合同签订单位承担合同法律责任。

第四十二条  每年度省公司法规部门会同财务、审计、规范等部门对市公司的合同签订、履行和管理情况进行检查,针对检查中发现的问题提出整改意见。

第四十三条  各单位应建立健全合同管理考核与责任追究制度。

对合同管理成效显著的单位和个人予以表彰奖励。

合同订立、履行过程中存在下列情形的,追究有关单位、部门和个人的责任:

(一)未按照合同签订审批流程签订合同就已经开始实际履行相关权利义务,而在履行过程中或者在履行完毕后补签合同等违反合同审查程序的;

(二)未尽到核对义务,导致正式签约文本与审核文本不一致,引发纠纷,或者致使单位利益遭受损失的;

(三)没有法律依据,在合同履行过程中未及时履行义务或者未严格监督检查合同对方义务履行情况,引发纠纷,或者致使单位利益遭受损失的;

(四)发生合同纠纷不及时通知、汇报,或者通知、汇报不真实,致使单位利益遭受损失的;

(五)其他徇私舞弊、滥用职权或者严重不负责任,致使单位利益遭受损失的。

 

第九章

第四十四条  市公司应根据本办法规定制订和修改本单位的合同管理配套制度,报省公司法规部门备案。

以烟草专卖局名义对外签订合同的,参照本办法执行。

第四十五条  本办法由中国烟草总公司山西省公司负责解释。

第四十六条  本办法自2018年5月1日起施行,《山西省烟草商业系统合同管理办法》(中烟晋法〔2015〕7号)同时废止。

附件1

山西省烟草商业系统采购协议(合同)审核表

日  期:    年    月    日

合同名称

 

合同承办部门

 

联 系 人

 

联系方式

 

预算金额

    万元

组织形式

集 中 采 购(    )           部 门 采 购(    )

批复文号

 

资金来源

企业自筹

采购内容及预算控制(可另行附表)

序号

采购内容

类别

规格及配置

单价

(万元)

数量

( 项 )

金额小计

(万元)

1

           

选用采购方式:

1.公开招标(    )

2.邀请招标(  )

3.竞争性谈判(  )                

4.单一来源采购(    )

5.询价(      

合同承办部门申报意见:

 

 

 

负责人:

年    月    日

合同对方:

 

中标(成交)金额:      万元

合同金额:      万元

采购办合同金额核查意见:

 

 

年  月  日

法规部门合同审核意见:

 

 

年  月  日

财务部门资金拨付审核意见:

 

 

年  月  日

审计部门程序审核意见:

 

 

年  月  日

单位法定代表人(或被授权人)意见:

 

                                                 年      月      日

                       

附件2

合同编号规则

合同实行统一编码管理,合同编号由16位数字组成:

一、第1—4位为年份代码,如2018。

二、第5—10位为区域代码,根据国家统计局2017年公布的《最新县级县以上行政区划代码(截至2016年7月31日)》编写:

1.第5—6位为省级区域代码,其中总公司单位代码为00。

2.第7—8位为地市级区域代码,其中省级公司后4位单位代码为0000(省级公司所属多元化企业等二级公司最后两位代码由省级公司确定)。

3.第9—10位为县级区域代码,其中地市级公司最后两位单位代码为00。

4.全省系统省、市级公司行政区划代码:(1)山西省140000;(2)太原市140100;(3)大同市140200;(4)阳泉市140300;(5)长治市140400;(6)晋城市140500;(7)朔州市140600;(8)晋中市140700;(9)运城市140800;(10)忻州市140900;(11)临汾市141000;(12)吕梁市141100。

三、第11位为单位性质:

1代表工商合一企业       2代表商业企业    3代表工业企业       

4代表烟叶复烤企业       5代表醋纤企业    6代表研究单位   

7代表多元化投资企业     8代表培训单位    9代表烟草专卖局

0 其他单位

四、第12位为合同类型代码:

1代表买卖合同       2代表租赁合同         3代表仓储合同 

4代表技术合同       5代表建设施工合同     6代表承揽合同  

7代表委托合同       8代表赠与合同         9代表运输合同     

0代表其他合同

五、第13—16位为合同流水码:按照合同送编号时间实行流水编号,从0001编到9999,保持编号完整,不缺号、不重号。


附件3

                重大合同备案申报表

合同名称:

签订时间:

合同对方:

合同标的额:    万元

送审理由:

合同承办人:

报送

单位

意见

 

 

 

 

                                       (盖章)

                                     

负责人签字:                年     月     日

受理

意见

 

 

 

 

(盖章)

 

经办人:                    年     月    日

备案

反馈

意见

 

 

 

 

 

 

备案机构负责人签字:           年     月    日

材料:

1.

2.

3.

4.

     


 

 2018年版《山西省烟草商业系统合同管理办法》政策解读

  
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